Hướng dẫn trả lời công văn sáng chế. Trong quá trình đăng ký sáng chế, việc trả lời công văn là việc không thể tránh khỏi. Chủ đơn hoặc đại diện chủ đơn sẽ tiến hành soạn công văn trả lời phúc đáp lại Cục sở hữu trí tuệ khi Cục ra quyết định từ chối cấp bằng hoặc những vấn đề liên quan đến việc cấp văn bằng bảo hộ sáng chế.
Công văn là hình thức văn bản hành chính dùng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Công văn là phương tiện giao tiếp chính thức của cơ quan Nhà nước với cấp trên, cấp dưới và với công dân. Thậm chí trong các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp trong hoạt động hàng ngày cũng phải soạn thảo và sử dụng công văn để thực hiện các hoạt động thông tin và giao dịch nhằm thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của mình.
Để có thể trả lời công văn được hiệu quả cao và không mất nhiều thời gian, công sức. Người nộp đơn cần phải đáp ứng được những yêu cầu của công văn dưới đây:
Yêu cầu khi soạn thảo công văn:
+ Mỗi công văn chỉ chứa đựng một chủ đề, nêu rõ ràng và thuần nhất sự vụ.
+ Viết ngắn gọn, súc tích, rõ ràng, ý tưởng phải sát với chủ đề.
+ Dùng ngôn ngữ lịch sự, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao.
+ Có thể thức đúng quy định của pháp luật Nhà nước đặc biệt phải có trích yếu công văn dù là công văn khẩn (theo bản điều lệ về công tác công văn giấy tờ của Phủ Thủ Tướng).
Bố cục của công văn:
Thông thường bố cục một công văn phải có các yếu tố sau:
+ Quốc hiệu và tiêu ngữ.
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ đề nhận công văn (cơ quan hoặc cá nhân).
+ Số và ký hiệu của công văn.
+ Trích yếu nội dung.
+ Nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi gửi.
Một số loại công văn thông dụng thường gặp trong quá trình đăng ký sáng chế.
1. Công văn phúc đáp:
– Mở đầu: trả lời công văn số … ngày … / … / … của ……… về vấn đề…
– Nội dung:
+ Nêu những nội dung trả lời các vấn đề mà các cơ quan, đơn vị khác hoặc thư riêng, đơn khiếu nại của cá nhân, yêu cầu cơ quan giải quyết những yêu cầu hay trả lời những thắc mắc.
+ Nếu không trả lời hoặc chưa thể trả lời được thì nêu lý do hợp lý (có thể là không đủ các dữ kiện để giải đáp thắc mắc các yêu cầu đặt ra).
– Kết thúc: nhận được công văn này, còn điểm nào chưa rõ đề nghị quý… cho ý kiến. Chúng tôi sẵn sàng trả lời thêm.
2. Công văn đề nghị (gồm cả yêu cầu và chất vấn):
– Mở đầu: nêu mục đích của vấn đề đặt ra (theo chức năng, nhiệm vụ, theo thông báo, theo quảng cáo …… của quý cơ quan …… hoặc căn cứ vào trách nhiệm, nghĩa vụ của ông, bà về …).
– Nội dung:
+ Cần nêu rõ nội dung kiến nghị vấn đề gì.
+ Đề nghị thời hạn trả lời (phúc đáp).
– Kết thúc: mong quý cơ quan …; hoặc ông, bà …… sớm trả lời cho chúng tôi được biết.
Xin chân thành cám ơn!
3. Công văn giải thích:
– Mở đầu: nêu tên của văn bản pháp quy hoặc tên văn bản của cấp Ủy Đảng.
– Nội dung:
+ Nêu những chủ trương chính trong văn bản.
+ Giải thích những yêu cầu đặt ra của văn bản.
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện, các chủ thể chính có trách nhiệm quán triệt và thi hành, các chủ thể có trách nhiệm phối hợp
– Kết thúc: có thể phân tích ý nghĩa, tác dụng của văn bản về kinh tế, chính trị, xã hội. Nêu mục đích của các chủ trương, chính sách (dùng hành văn có tính thuyết phục để tác động tới đối tượng thi hành).
