Thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội khi có người lao động nghỉ việc tại doanh nghiệp của mình gồm: Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội và Hình thức nộp hồ sơ chốt bảo hiểm xã hội (BHXH) .
1. Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội:
Căn cứ theo Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
Theo Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014 quy định về trách nhiệm của đơn vị sử dụng lao động phối hợp với cơ quan bảo hiểm tiến hành xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời tiến hành trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Như vậy, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và người lao động không thể tự đi chốt sổ được.
2. Hồ sơ báo chốt bảo hiểm xã hội.
Khi người lao động nghỉ việc tại công ty thì người sử dụng lao động (doanh nghiệp) phải tiến hành thủ tục chốt sổ cho người lao động tại công ty. Thủ tục để chốt sổ khá đơn giản, hồ sơ bao gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 301, số lượng 2 bản
- Tờ bìa sổ BHXH
- Các tờ rời của sổ ( nếu có, trường hợp người lao động đã tham gia BHXH nhiều lần).
- Đơn đề nghị của người tham gia theo mẫu D01-TS, số lượng 1 bản
Trong quá trình này thì người sử dụng lao động phải thanh toán hết số tiền đóng BHXH cho người lao động, nếu không thì quy trình sẽ dừng lại và BHXH sẽ mặc định người lao động còn tham gia BHXH tại công ty và số tiền đóng BHXH vẫn được BHXH cập nhật bình thường. Khi nào hoàn thành hồ sơ cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ tự trừ lại số tiền phải đóng.
3. Hình thức nộp hồ sơ báo chốt sổ bảo hiểm xã hội
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận/huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính.
Thời hạn giải quyết hồ sơ báo chốt là 7 ngày kể từ ngày chốt sổ, khi chốt xong, cơ quan bảo hiểm xã hội sẽ gửi trả lại sổ BHXH và tờ rời sổ (nếu có) cho người lao động.
Tuy nhiên trước khi báo chốt thì doanh nghiệp phải tiến hành báo giảm lao động trước, thủ tục báo giảm gồm:
- Phiếu giao nhận hồ sơ theo mẫu 103, số lượng 1 bản
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT theo mẫu D02-TS, số lượng 1 bản
- Thẻ BHYT (nếu còn hạn sử dụng), 1 bản 1 người
- Quyết định/ Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động bản sao, 1 bản 1 người
Có thể nộp hồ sơ qua mạng (nếu không đính kèm thẻ BHYT còn hạn), qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp (tùy quận huyện) tại cơ quan BHXH mà công ty đặt trụ sở chính. Thời gian giải quyết hồ sơ là 10 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Chú ý: Nếu thực hiện báo giảm và báo chốt cho người lao động luôn thì người sử dụng lao động chỉ cần nộp 2 loại hồ sơ này 1 lần, BHXH sẽ giải quyết 2 bước này nếu hồ sơ hợp lệ và đã thanh toán hết tất cả tiền đóng BHXH. Khi người lao động thôi việc tại công ty thì trong vòng 7 ngày phải nộp hồ sơ lên cơ quan BHXH (chậm nhất là đến 30 ngày), nếu báo giảm và báo chốt sổ trễ hơn so với thời gian nghỉ thực tế thì sẽ bị truy thu lãi suất chậm nộp hồ sơ theo quy định của BHXH.
4. Thủ tục chốt sổ BHXH cho người lao động
Bước 1: Thủ tục báo cáo để giảm lao động, dựa vào mẫu D02-TS: 1 bản
Bước 2: Chốt sổ cuối cùng ngày cho người lao động. Căn cứu tất cả vào Phiếu giao nhận hồ sơ 620/…/SO được áp dụng kể từ ngày 14/10/2016 thì toàn bộ hồ sơ bao gồm:
- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hay tờ bìa số BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ bìa/người)
- Các tờ rời sổ (nếu có)
- Tờ khai BHXH cung cấp và thay đổi tất cả thông tin về người tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS, 01 bản).
» Thủ tục làm hồ sơ hưởng trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp
Trên đây là thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội.
